À Divisão Administrativa e Financeira compete a programação, organização, coordenação e direcção integrada dos respectivos serviços, bem como a formação e gestão dos seus recursos humanos, nomeadamente:
- Promover a execução de todas as tarefas que insiram nos respectivos serviços, de acordo com as disposições aplicáveis e critérios de boa gestão;
- Promover a elaboração de estudos conducentes à melhoria do funcionamento dos serviços, no que respeita à estrutura, métodos de trabalho e equipamento;
- Dar apoio aos órgãos do município;
- Propor e colaborar em estudos e selecção de dados susceptíveis de tratamento informático;
- Manter actualizado o inventário de bens móveis e imóveis do município;
- Promover as tarefas administrativas à boa gestão do pessoal;
- Desencadear as acções inerentes ao recenseamento eleitoral;
- Secretariar as reuniões da Câmara Municipal;
- Elaborar e submeter à aprovação da Câmara um relatório da actividade desenvolvida;
- Assegurar as condições de higiene e limpeza do edifício dos Paços do Concelho e refeitório do pessoal.
Compete ao chefe da Divisão Administrativa e Financeira:
- Assegurar a assessoria técnico-administrativa ao executivo;
- Certificar, após despacho do Presidente, os factos e os actos que constem dos arquivos municipais;
- Preparar o expediente e as informações necessárias para resolução na Câmara;
- Exercer as funções de notário privativo;
- Assumir a responsabilidade do serviço de execuções fiscais;
- Subscrever as ordens de pagamento;
- Prestar apoio técnico e colaborar na elaboração dos orçamentos e planos plurianuais de investimento, bem como os documentos de prestação, de contas;
- Manter o executivo informado sobre a situação financeira do município;
- Promover a adopção de um sistema de controlo interno;
- Acompanhar a responsabilidade dos tesoureiros.
Secção Administrativa:
- Coordenar a actividade dos serviços de expediente e arquivo, pessoal, água, taxas e licenças, património e serviços auxiliares;
- Participar em reuniões de coordenação da Divisão Administrativa e Financeira;
- Elaborar regularmente relatórios da actividade e informação para a gestão destinados ao responsável pela Divisão Administrativa e ao executivo camarário;
- Assegurar o controlo de assiduidade, pontualidade e trabalho extraordinário do pessoal da secção.
Sector de Recursos Humanos:
- Assegurar o atendimento dos trabalhadores da autarquia garantindo os esclarecimentos e apoio que se figurem necessários;
- Garantir o processo de avaliação e classificação de serviço dos trabalhadores;
- Manter actualizado o cadastro individual dos trabalhadores;
- Assegurar o processamento de todos os abonos e a retenção dos respectivos descontos, elaborando e tratando todos os documentos de suporte;
- Assegurar a elaboração de estudos que permitam a análise correcta de recursos humanos e balanço social;
- Elaborar as listas de antiguidade dos trabalhadores;
- Assegurar a elaboração das alterações do quadro de pessoal;
- Preparar os elementos necessários aos cálculos dos custos com pessoal para os orçamentos;
- Promover o desenvolvimento dos processos de recrutamento, selecção, promoção, transferência, requisição, destacamento, aposentação e exoneração de pessoal;
- Preparar a elaboração de contratos de pessoal, qualquer que seja a sua natureza, organizar e enviar para o Tribunal de Contas os processos, quando necessário;
- Proceder ao controlo de assiduidade e promover os procedimentos necessários junto dos serviços respectivos, verificando as faltas por doença e assegurando o expediente relativo a juntas médicas;
- Criar e propor medidas relativas à melhoria do sistema de gestão de pessoal.
Sector de Expediente:
- Recepcionar a correspondência que é enviada para a Câmara;
- Proceder à triagem da correspondência;
- Numerar, datar e classificar a correspondência entrada;
- Proceder ao registo da correspondência e ao posterior encaminhamento para os diferentes serviços;
- Numerar, datar e franquear a correspondência a expedir;
- Velar pela expedição da correspondência;
- Atender e encaminhar as chamadas telefónicas;
- Executar contactos telefónicos com o exterior;
- Executar os serviços de contínuo e estafeta;
- Assegurar o serviço de reprografia e zelar pelo bom estado de conservação do equipamento.
Sector de Taxas e Licenças:
- Processar a emissão de taxas e licenças, no âmbito da competência da Câmara Municipal;
- Elaborar estudos tendentes à actualização periódica das Taxas;
- Assegurar a emissão de certidões;
- Emitir receitas relativas a utilização de espaços em mercados e feiras;
- Emitir guias de receitas relativas às actividades do sector;
- Desenvolver a actividade administrativa relacionada com a utilização dos cemitérios;
- Desencadear as acções inerentes ao recenseamento militar.
Sector de Águas:
- Elaborar os contratos dos consumidores e organizar os respectivos processos;
- Recepcionar os pedidos de execução dos ramais de água e esgotos;
- Atender os pedidos de ligação e corte de água e encaminhá-los para o serviço operacional competente;
- Coordenar a execução de tarefas inerentes à leitura e cobrança do consumo de água;
- Tratar os dados necessários ao processamento informático dos recibos da água;
- Encaminhar os elementos recebidos de informática para o leitor cobrador;
- Fazer a recepção dos pedidos de água não cobrados e remeter a respectiva relação de débito à tesouraria;
- Elaborar os documentos e dados de estatística necessários às definições da política sobre a matéria.
Sector de Arquivo:
- Participar na organização do arquivo da Câmara;
- Controlar e manter os arquivos dinâmico e estático da Câmara;
- Executar os trabalhos administrativos necessários ao funcionamento do serviço;
- Assegurar o cumprimento das orientações superiormente definidas.
Secção Financeira:
- Coordenar as actividades dos serviços de contabilidade, tesouraria, compras e gestão de stocks;
- Participar em reuniões de coordenação da Divisão Administrativa e Financeira;
- Elaborar periodicamente relatórios de actividade e informação para gestão destinados ao responsável pela Divisão Administrativa e Financeira e ao executivo camarário;
- Providenciar uma correcta programação da actividade da tesouraria;
- Levar à prática as orientações definidas pelo responsável pela Divisão Administrativa e Financeira;
- Assegurar o controlo de assiduidade, pontualidade e trabalho extraordinário do pessoal da secção
Sector de Contabilidade:
- Executar, nos termos legais, todos os procedimentos relacionados à conferência de documentos e da classificação e escrituração das receitas e despesas;
- Coligir todos os elementos necessários à elaboração do orçamento, plano plurianual de investimento, bem como das alterações e revisões das contas de gerência e relatório de actividades;
- Promover a regularização das despesas superiormente autorizadas e das receitas legais, procedendo aos respectivos registos;
- Cabimentar e ou verificar o cabimento da despesa;
- Conferir diariamente os documentos de receita e despesa e proceder à respectiva escrituração;
- Conferir e promover a regularização dos fundos permanentes e das anulações, nos prazos devidos;
- Emitir e registar as ordens de pagamento;
- Efectuar o processamento, a liquidação e o pagamento das despesas autorizadas;
- Acompanhar e controlar os empréstimos bancários;
- Acompanhar e controlar os pagamentos a fornecedores, empreiteiros e outras entidades;
- Controlar os documentos de receita virtual e outros, existentes na tesouraria;
- Processar a liquidação e controlo da receita proveniente de outras entidades, nomeadamente FGM e FCM, impostos directos e outras;
- Colaborar nos balanços de tesouraria;
- Remeter ao Tribunal de Contas, à Contabilidade Pública e departamentos centrais e regionais os elementos obrigatórios.
Tesouraria:
- Recepcionar e conferir os documentos de receita;
- Registar os documentos da receita;
- Efectuar as cobranças devidas;
- Emitir os recibos comprovativos dos débitos ao tesoureiro;
- Verificar as condições necessárias à efectivação dos pagamentos;
- Efectuar e registar pagamentos;
- Providenciar a assinatura de cheques e ordens de transferência bancária e efectuar o seu registo;
- Elaborar os balancetes e os diários de tesouraria;
- Fazer o controlo das contas bancárias;
- Preceder à regularização contabilística das transferências em contas que ocorrem por via das arrecadações de receitas ou pagamento de despesas, nas diversas instituições de crédito.
Sector de Aprovisionamento:
- Efectuar consultas ao mercado e manter actualizadas as informações;
- Efectuar os procedimentos necessários às consultas e aos concursos para empreitadas, aquisição de bens ou serviços, de acordo com o legalmente estabelecido, e acompanhar todo o processo nas diferentes fases;
- Emitir requisições ao mercado, desde que autorizadas superiormente;
- Assegurar, na contabilidade, que a encomenda tem cabimento orçamental;
- Controlar o prazo de entrega das encomendas;
- Enviar à contabilidade as facturas devidamente visadas e conferidas, de acordo com as entradas em armazém;
- Recepcionar as facturas referentes às aquisições directas ao mercado, submetê-las à conferência, em termos de quantidade e qualidade, pelo serviço requisitante, enviando-as depois à contabilidade;
- Elaborar estatísticas mensais sobre as aquisições;
- Manter um ficheiro de stock actualizado e valorado;
- Acompanhar as inventariações periódicas dos materiais em armazém;
- Elaborar os inventários, em quantidade e valor, em conformidade com as normas estabelecidas.
Sector de Gestão do Património:
- Preceder à identificação, codificação, registo e movimentação de todos os bens patrimoniais;
- Inventariar periodicamente os bens patrimoniais da Câmara;
- Elaborar normas no âmbito da gestão e controlo patrimonial e zelar pela sua posterior actualização e cumprimento;
- Verificar periodicamente a boa ordem, estado de conservação e correcta localização dos bens patrimoniais e proceder ao seu controlo físico;
- Providenciar atempadamente a regularização dos seguros de bens patrimoniais e a sua actualização, quando necessário.